工程机械代理商如何管理办事处

  毫无疑问，提高管理能力是中国工程机械代理商的当务之急。工程机械代理商的管理能力不足既是先天缺陷，也是后天不够重视的结果。最近几年中，真正促使工程机械代理商开始关注管理改善的因素只有两个，一个是信用销售模式的广泛导入，另一个就是以办事处为代表的二级分支机构的广泛设立。“商人重利”，正是因为控制信用风险可以帮助代理商减少利润损失、管好办事处能够帮助代理商增加利润，管理才开始真正得到国内工程机械代理商的重视。本文中，笔者主要谈的是与代理商如何管理办事处相关的几个问题。综合以往咨询经验，笔者以为管理办事处最重要的是管理思路，而不是管理技巧，思路决定办事处的管理水平。不同规模的企业对管理的需求是不一样的，小企业有管理技巧就可以了，而大企业则需要明晰的管理思路，并配合相应的管理体系。
  
  一、 用什么管理办事处？
  中国工程机械市场发展到今天，代理商的发展必须依靠改善管理，依靠“法治”管理。
  同样，管理办事处也需要有法可依，让办事处通过制度知道能做什么、不能做什么，通过流程知道如何做。也就是说，管理办事处需要代理商建立一套规范管理体系。
  但是，规范化管理恰好又是不少代理商老板不太情愿做的一件事情，认为企业只要规范管理之后就会失去灵活性。国内工程机械代理商多是通过“野路子”发展壮大起来的，这种非规范操作既成就了今天的代理商，又阻碍了代理商“改邪归正”、规范企业管理的决心。作为一线战斗单位，办事处担负着销售产品、回收货款和服务客户等主要职能，可以说代理商的销量和利润主要依靠办事处来实现。受惯性思维的影响，一些代理商对办事处的管理基本上还处于粗放式管理阶段，要不事无巨细全都管，办事处经理几乎不用自己操心，形同虚设；要不只要结果，办事处成了事实上的独立王国，经理的权力很大。这两种管理办事处的方式都有明显的弊病，前者会极大地限制办事处的自我管理能力，导致企业总部机构庞大，人员疲惫不堪；后者给代理商带来的销量和利润只是暂时的，随时可能崩盘。
  由于办事处是近两三年才出现的新生事物，很多工程机械代理商并没有建立相应的规范化管理体系是十分正常的事情。但是，有的代理商不以为然，认为没有规范化管理体系好像也不会对企业发展有特别的影响，等以后需要的时候再说。其实，这些代理商忽略了一个根本性的区别，那就是企业的规模已经发生了很大变化。过去，老板一个人就可以把所有的事情都管起来，每一个企业员工的工作可以说是都在老板的眼睛里；现在，不仅员工人数增加、部门增多，而且还出现了异地分支机构，当老板的再也不可能自己一个管理整个企业，不可能自己去告知、监督每一个员工的工作，而是需要一个管理体系替代自己去管理企业。在管理办事处的过程中，最常见的问题就是公司的决策难以及时、完整地贯彻到一线业务员、服务人员当中去，公司要求的一线信息又很难反馈回来，无形之中公司被一道“墙”与市场隔离开了。即使是办事处自身的管理，也因为没有公司统一规范，而主要依赖于办事处经理本人的管理素质，很多时候是“自成一派”。
  代理商管理办事处需要事先建立规范化管理体系，让公司管理办事处和办事处如何开展自我管理有章可循，不至于打乱仗；还有，就是一致化，用企业文化去影响办事处的每一个员工，而不是让办事处形成鲜明的“经理特色”、“个人文化”。中国工程机械行业发展到今天，代理商队伍已经开始出现分化，可以断定的是，业绩优秀的代理商首先是管理优秀的代理商。
  二、 谁来管理办事处？
  在一些代理商企业，笔者注意到一个共同现象，那就是办事处搞不清楚到底归谁管？
  朦胧之中，销售管理部成了办事处的上级领导。笔者以为，这是一种管理上的“错位”，销售管理部是一个管理销售信息、销售流程的职能部门，与办事处之间应该是平级关系，并非办事处的上级管理部门。一般情况下，能够设立办事处的代理商都是有一定规模的企业，大多设立了专门的销售副总经理（或营销总监）职位，从职能划分来看，办事处应该是由销售副总经理管理。也就是说，销售副总经理是办事处的真正上级领导。
  销售副总经理在管理办事处的过程中，并不是自己直接管理所有的事情，往往有两个部门协助其开展管理工作，一个是前面已经提到的销售管理部，另一个是市场企划部。（见图示）
  
  
  
  

销售管理部和市场企划部是销售副总经理开展营销管理的左右手，其主要职能如下：
  ? 销售管理部：销售信息和数据的收集、整理、统计、传递、存档，是代理商营销系统的中枢部门。
  ? 市场企划部：市场调研......More↓↓↓