而今迈步从头越 — 现状分析和需求调研的方法

需求调研是企业制订信息规划的基础和依据，它不仅仅是信息规划的一个过程、一个步骤，而且对于企业而言也是一个重要结果。通过在企业广泛的调查和研究，企业可以摸清对IT的各种需求，除了应用在整体规划方面，还可以找到生产信息孤岛、信息黑洞的根源。 对于一个知识员工数千、产业领域广泛，有IT应用基础的企业，要发掘出制约企业发展、产生各种问题的原因的关键因素，依此制订出切实可行的IT规划，这本身就是一件浩大的工程。实际上，我们在制订公司IT规划的一年多里，有三分之一的时间是在直接从事企业各级员工、各个业务领导对IT支持工具的各种需求。如果加上对这些需求的分析、整理和文档化，工作时间还要长。而且，需求的调研与分析也不是一次就完成的，是需要经过反复多次，随着对问题的深入了解、又会产生更细的问题和要求，许多问题又有相当程度的联系，有些要求又自相矛盾。当然，最关键、最艰难的工作是如何从这些错综复杂的要求当中寻找出那些推动企业发展的关键成功因素，以及那些严重扼制企业快速发展的核心问题，同时，还要分析出IT能否起到作用、起什么样的作用。 信息系统建设的调研有许多途径和工具，我们主要采用了下列六种方式： 1.问卷调查 2.访谈 3.座谈 4.查阅企业的有关资料 5.参观和学习—标杆学习 6.现场考察与实践 1、结构化问卷 通过问卷来获取客户的要求、建议、期望等是常用的一种方式，问题的关键在于问卷的设计与信息分析。结构化的提出问题和目标导向，可以帮助填表人专心思考，关注问题。需要注意的是，在企业内设计IT需求问卷时，要区分初高级管理者、一般管理者与普通员工，它们对问题的理解，对IT要求的范围与程度是不相同的。设计的问题要清晰、明确、易懂，答案不含糊。另外。如果有条件的话，在提供纸张问卷的同时，也提供网上问卷，有助于提高问卷的回收率。 2、访谈与座谈 结构化的访谈与座谈是获取信息的两种不同途径，适用范围也不同。访谈主要针对高级管理者或者对企业与IT建设有独特认识的关键人士，如离任者、事出有因的换岗者。对前者考虑的主要因素是时间和广泛的思维，对后者则主要是获取独特的，甚至是与众不同的见解。虽然强调访谈的结构化，但是，在很多方面允许被访者畅所欲言、展开思想的翅膀飞翔。访谈的人不可能太多，时间又很珍贵，因此一定要获的他们的事先同意。 座谈可以集中时间、集中人员、集中话题，促进交流、讨论与沟通。但是，进行座谈时应注意的问题有：会场失控，与会人员激烈争论某一具体问题；或者一部分人员对一些问题不感兴趣。如果出现了敏感问题，可能回得不到真实的信息，甚至无人回答。但是，一定要有敏感话题，这样可以丛中观察出题外的信息。 在访谈和座谈时，应该征得被访者的同意后录音，这样便于以后整理材料。从座谈中可以找出需要访谈的一般管理者和普通员工，进一步搜集详细的、专业领域的资料。 3、查阅企业的有关资料 了解企业历史、背景、现状和发展以及IT建设情况的另外一个途径是广泛查阅企业的有关资料：报纸、杂志等平面媒体和网站信息。规划小组还可以征得企业同意，阅读企业的内部文献：包括企业战略规划、生产经营大纲、管理规章制度、过程文档、企业内部标准化文件、产品技术资料、客户资料、供应商资料、各种计划等，从企业内部网站(如果有的话)还可以了解各个事业部门、各个业务领域的关键信息如：焦点问题、关注或讨论的问题，更详细的业务流程、信息流转方式、产生源、使用地和人员、以及组织构架和岗位职责。 当然有些敏感性资料和数据，企业是不可能同意让外人了解和知道。作为企业内部人员，我们可在受控状态下搜集对IT规划有意义的任何资料。下表列出了几种内部资料名称以及对制订规划的意义和用途，这实际也是我们在工作中为了获得资料申请的原因。 4、IT的标杆学习 充分了解行业发展，国内外同行竞争企业的发展，特别是信息化的建设情况，是制订本企业IT战略规划的一个重要依据。从企业竞争对手信息化的发展中可以借鉴成功经验、失败的教训，避免重走弯路，还有可能从IT支撑上取得突破，实现对竞争对手的超越。另外，从行业企业对信息系统或供应商的选择方面，也可以学习和借鉴。由于目前市场竞争日趋激烈紧张，了解同行的信息，特别是与企业核心能力有关的信息变得越来越艰难。从公开渠道获得的资料中虽然不乏有价值的内容，但是，要想了解对手企业信息系统的规划、构架、基础设施、IT管理、实施策略等关键信息是几乎不可能的。一方面，我们可以利用第三方咨询顾问，了解有关不涉......More↓↓↓